Regulamin organizacyjny

Załącznik do Zarządzenia Nr 1/2024

                                                                                                                              Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej

w Bobrowie z dnia 02.01.2024r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego.

                                 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ

w BOBROWIE

 

ROZDZIAŁ  I

Postanowienia ogólne

§ 1

Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bobrowie zwany dalej „Regulaminem” określa organizację wewnętrzną, zasady funkcjonowania oraz zakres działania komórek organizacyjnych Ośrodka.

§ 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Ośrodku – należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Bobrowie;
2. Gminie – należy rozumieć Gminę Bobrowo;
3. Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Bobrowo;
4. Radzie Gminy – należy przez to rozumieć Radę Gminy Bobrowo;
5. Kierowniku – należy przez to rozumieć Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej  w Bobrowie;
6. Pracownikach – należy przez to rozumieć pracowników zatrudnionych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Bobrowie;
7. Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć sekcję lub samodzielne stanowisko.

ROZDZIAŁ  II

Ogólne zasady funkcjonowania Ośrodka

§ 3

1. Ośrodek działa na podstawie Statutu, obowiązujących przepisów prawa, uchwał Rady Gminy, zarządzeń Wójta, oraz regulaminów, zarządzeń i instrukcji.
2. Ośrodek jest samodzielną jednostką organizacyjną i budżetową Gminy Bobrowo,  powołaną do realizacji zadań pomocy społecznej w zakresie wykonywania zadań własnych i zleconych, wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
3. Ośrodek realizuje inne zadania w zakresie udzielonych pełnomocnictw.
4. Obszarem działania Ośrodka jest teren Gminy Bobrowo.
5. Nadzór nad działalnością Ośrodka sprawuje Wójt.

§ 4

W Ośrodku obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa, zgodnie z którą każdy pracownik podlega bezpośrednio Kierownikowi dokonującemu podziału uprawnień i obowiązków między poszczególnych pracowników i przed którym ponosi indywidualną odpowiedzialność związaną z wykonywaniem powierzonych zadań.

§ 5

1. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Bobrowie podejmuje profesjonale działania na rzecz integracji społecznej oraz poprawy jakości życia mieszkańców Gminy Bobrowo.
2. Podstawowym zadaniem Ośrodka jest świadczenie wszechstronnej pomocy społecznej osobom i rodzinom w celu przezwyciężenia trudnych sytuacji życiowych, których nie są w stanie pokonać wykorzystując własne zasoby, możliwości, środki i uprawnienia.
3. Celem działalności Ośrodka jest zaspokajanie niezbędnych potrzeb życiowych mieszkańców, przeciwdziałanie powstawaniu i rozwijaniu się procesów marginalizacji społecznej  oraz w miarę możliwości doprowadzanie do życiowego usamodzielnienia się osób i rodzin oraz ich integracji ze środowiskiem.

ROZDZIAŁ  III

Struktura organizacyjna Ośrodka

§ 6

1. W skład struktury Ośrodka wchodzą następujące komórki organizacyjne (oznaczane według wskazanych symboli):

1. Kierownik  Ośrodka (przyjęte oznaczenie  komórki - KO)
2. Dział wsparcia środowiskowego:
   1. Sekcja Pomocy Społecznej (PS):
      • pracownik socjalny / starszy pracownik socjalny / specjalista pracy socjalnej/ starszy specjalista pracy socjalnej;  dodatkowo obsługujący Gminny Zespół Interdyscyplinarny (GZI); dodatki mieszkaniowe (DM), dodatki energetyczne (DE), Kartę Dużej Rodziny (KDR), pomoc materialną dla uczniów (PMU), punkt kancelaryjny (PK),
   2. Wsparcie Rodziny (WR):
      •  asystent rodziny;
3. Dział obsługi świadczeń rodzinnych, alimentacyjnych i pozostałych:
   •  inspektor / starszy referent/ referent / pomoc administracyjna
   •  
   • obsługujący świadczenia rodzinne (SR), Fundusz Alimentacyjny (FA), zasiłek dla opiekuna (ZDO), ustawę „za życiem” (ZZ), program „Dobry Start” (DS), pomoc materialną dla uczniów o charakterze socjalnym (PMU), prowadzący obsługę kadrową (OK) i obsługę płacową (OP); wydający zaświadczenia do programu „Czyste Powietrze” (CP), obsługujący świadczenia wychowawcze (SW), dodatek osłonowy (DO), dodatek węglowy (DW), realizujący ustawę o szczególnych rozwiązaniach w zakresie niektórych źródeł ciepła (dodatki dla gospodarstw domowych -ZCGD, dodatki dla podmiotów wrażliwych -ZCPW);
4. Dział pomocniczy
   1. Punkt kancelaryjny (PK)
   2. opiekunki;
   3. sprzątaczka.

2. Obsługa finansowa Ośrodka (Fn), na mocy uchwały nr XLVIII/415/23 Rady Gminy Bobrowo z dnia 23 listopada 2023r. w sprawie organizacji wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych Gminy Bobrowo, z dniem 1 stycznia 2024r. została przekazana do Urzędu Gminy Bobrowo.

3. Strukturę organizacyjną Ośrodka oraz zasady podległości służbowej przedstawia schemat stanowiący załącznik do niniejszego Regulaminu. 

Rozdział  IV

Kierowanie ośrodkiem

§ 7

1. Pracą Ośrodka kieruje Kierownik, który reprezentuje Ośrodek na zewnątrz i odpowiada za prawidłową realizację zadań.

 2. Stosunek pracy z kierownikiem Ośrodka nawiązuje Wójt, który jest jego bezpośrednim zwierzchnikiem służbowym.

3. Kierownik Ośrodka działa na podstawie pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez Wójta, które określają jego uprawnienia i kompetencje. Upoważnienie może być udzielone innej osobie na wniosek kierownika.

4. Kierownik dokonuje czynności prawnych i faktycznych związanych z funkcjonowaniem Ośrodka  w stosunku do organów, instytucji, osób fizycznych, prawnych.

§ 8

1.  Kierownik wykonuje czynności pracodawcy w stosunku do osób zatrudnionych w Ośrodku.

2.  Kierownik  może upoważnić pracownika Ośrodka do wykonywania czynności w sprawie zakresu prawa pracy podczas jego nieobecności.

3. Kierownik jest zwierzchnikiem służbowym pracowników Ośrodka. Wobec kierownika czynności pracodawcy wykonuje Wójt.

§ 9

1. Kierownik kieruje i realizuje zadania Ośrodka określone w Statucie w oparciu o obowiązujące przepisy.

2. W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Ośrodka, kierownik wydaje regulaminy, zarządzenia, instrukcje i polecenia służbowe.

3. Kierownik nadzoruje prace komórek organizacyjnych i pracowników Ośrodka kierując się kryterium legalności, celowości i gospodarności.

4. Kierownik czuwa nad sprawnym funkcjonowaniem Ośrodka poprzez:

1. zatwierdzanie dokumentów i decyzji, zgodnie z wydanymi upoważnieniami,
2. ustalanie szczegółowego zakresu obowiązków komórek organizacyjnych i pracowników,
3. wyznaczanie zastępstw za nieobecnego pracownika w celu zachowania ciągłości działania Ośrodka,
4. sprawowanie nadzoru nad prawidłowym wykonaniem  obowiązków pracowniczych,
5. sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem zapisów Statutu Ośrodka, Regulaminu Organizacyjnego oraz innych aktów obowiązujących w Ośrodku.

§ 10

1. Kierownik współdziała z Wójtem i Radą Gminy w celu efektywnego wykonywania określonych zadań, w szczególności:
   1. przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy w zakresie dotyczącym działalności i funkcjonowania Ośrodka,
   2. rozpoznawanie i sporządzanie wykazu potrzeb mieszkańców Gminy w zakresie pomocy społecznej,
   3.  rozpoznawanie zagrożeń społecznych występujących w Gminie,
   4. opracowanie programów w zakresie rozwiązywania problemów społecznych w Gminie,
   5. opiniowanie wniosków z zakresu pomocy społecznej zleconych przez Wójta.
2. Kierownik składa Radzie Gminy coroczne sprawozdanie z działalności Ośrodka oraz przedstawia  potrzeby w zakresie pomocy społecznej.

§ 11

1. Kierownik czuwa nad prawidłowym i zgodnym z przeznaczeniem wydatkowaniem środków przewidzianych w planie finansowym.
2. Pod nieobecność Kierownika nadzór nad pracą Ośrodka sprawują:

1)  Główny księgowy odpowiadający za wspólną obsługę jednostek organizacyjnych, w części związanej z finansami Ośrodka,

2) pracownik upoważniony przez Wójta, na wniosek Kierownika, w części związanej  z merytoryczną stroną pracy Ośrodka, w zakresie posiadanych pełnomocnictw i upoważnień.

§12

1. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Bobrowie jest administratorem danych osobowych  w rozumieniu art. 4 pkt 7 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, w imieniu którego działa Kierownik.
2. W celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Ośrodku powołany jest Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

ROZDZIAŁ  V

ZADANIA i KOMPETENCJE POSZCZEGÓLNYCH DZIAŁÓW

§13

Zadania poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy określają szczegółowo zakresy czynności ujęte w charakterystyce działów.

§14

Do wspólnych zadań pracowników merytorycznych z wszystkich działów należy :

1. właściwa realizacja zadań określonych Statutem, niniejszym Regulaminem oraz innymi przepisami prawa i aktami wewnętrznymi;
2. ochrona danych osobowych i informacji niejawnych;
3. przyjmowanie interesantów i udzielanie wyjaśnień;
4. udzielanie klientom Ośrodka pełnej informacji o dostępnych formach pomocy;
5. należyte i terminowe załatwianie spraw klientów,
6. prowadzenie postępowań administracyjnych;
7. opracowywanie  dokumentacji niezbędnej do prawidłowego wydawania pism i decyzji;
8. opracowywanie analiz i sprawozdań w zakresie prowadzonych spraw,
9. planowanie potrzeb w zakresie realizacji zadań statutowych Ośrodka,
10. sumienne wykonywanie powierzonych zadań;
11. usprawnienie funkcjonowania organizacji, metod i form pracy;
12. rozpatrywanie skarg, analizowanie przyczyn ich powstania, podejmowanie operatywnych działań zapewniających należyte i terminowe ich załatwienie;
13.  wzajemna współpraca i współdziałanie z innymi pracownikami w celu realizacji zadań;
14. przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji;
15. podnoszenie kwalifikacji poprzez udział w różnorodnych formach szkolenia  oraz samokształcenia w obszarze dotyczącym realizacji powierzonych zadań;
16. wykonywanie innych zadań zleconych przez kierownika.

§ 15

OBSŁUGA  FINANSOWA

1. Główny Księgowy, odpowiadający za wspólna obsługę jednostek organizacyjnych Gminy Bobrowo, zajmuje się pełną obsługą finansową Ośrodka.
2. Do zadań głównego księgowego należy:

1. prowadzenie rachunkowości Ośrodka zgodnie z obowiązującymi przepisami;
2. wykonywanie dyspozycji środkami finansowymi jednostki;
3. dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
4. wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
5. opracowywanie planu finansowego oraz bieżąca kontrola jego wykonywania i rozliczania;
6. prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej dochodów i wydatków jednostki i ewidencja wydatków strukturalnych;
7. nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny finansów publicznych;
8. opracowywanie okresowych analiz, ocen i prognoz oraz sprawozdań;
9. sporządzanie bilansu;
10. analiza wykonania budżetu oraz wnioskowanie w sprawach zmian w budżecie;
11. rozliczenie środków finansowych pozyskanych z dotacji lub konkursów;
12. rozliczenie zadłużenia dłużników alimentacyjnych zgodnie z ustawą o pomocy osobom uprawnionym do alimentów;
13. prowadzenie rozliczeń ZUS i US;
14. opracowywanie projektów uchwał Rady Gminy, zarządzeń Wójta oraz przepisów wewnętrznych wydawanych przez kierownika Ośrodka obszarze swojego działania;
15. kontrola prawidłowości inwentaryzacji prowadzonej w Ośrodku;
16. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
17. ścisła współpraca ze Skarbnikiem gminy oraz pracownikami Ośrodka;
18. odpowiedzialność za całokształt prac związanych z działalnością finansowo-księgową jednostki.

§ 16

DZIAŁ WSPARCIA ŚRODOWISKOWEGO

 Dział Wsparcia Środowiskowego realizuje zadania z zakresu pomocy społecznej oraz wspierania rodzin.

§ 17

1. Do zadań Sekcji Pomocy Społecznej należy rozpoznawanie potrzeb w zakresie pomocy społecznej, praca socjalna, prowadzenie postępowań w sprawach o przyznawanie świadczeń, podejmowanie interwencji w sytuacjach kryzysowych oraz udzielenie różnych form wsparcia osobom i rodzinom tego potrzebującym. Realizacja zadań w tym zakresie polega w szczególności na:

1. świadczeniu pracy socjalnej na rzecz osób i rodzin, ukierunkowanej na wzmacnianie lub odzyskiwanie zdolności do funkcjonowania w społeczeństwie;
2. udzielaniu informacji, wskazówek i pomocy w zakresie rozwiązywania spraw życiowych osobom, które dzięki tej pomocy będą zdolne samodzielnie rozwiązywać problemy będące przyczyną trudnej sytuacji życiowej;
3. pomocy w uzyskaniu, dla osób będących w trudnej sytuacji życiowej, poradnictwa dotyczącego możliwości rozwiązywania problemów i udzielania pomocy przez właściwe instytucje państwowe, samorządowe i organizacje pozarządowe oraz wspieranie w uzyskiwaniu pomocy;
4. prowadzeniu postępowań w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej :
   1. dokonywanie analizy i oceny zjawisk rodzących zapotrzebowanie na świadczenia pomocy ze strony różnych służb społecznych oraz kwalifikowanie do uzyskania tych świadczeń; 
   2. przyjmowanie i rejestrowanie wniosków,
   3. przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych,
   4. gromadzenie materiału dowodowego w toku prowadzonego postępowania,
   5. wprowadzenie danych do systemu informatycznego, opracowywanie projektów decyzji administracyjnych,
   6. prowadzenie ewidencji wydanych decyzji administracyjnych w ramach działania sekcji,
   7. realizacja przyznanych świadczeń pieniężnych i rzeczowych,
   8. kierowanie do placówek świadczących usługi specjalistyczne,
   9. prowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystania świadczeń z pomocy społecznej przez jej beneficjentów;
5. pobudzanie społecznej aktywności i inspirowanie działań w zakresie zaspokajania niezbędnych potrzeb życiowych jednostek i grup społecznych;
6. współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego, instytucjami rynku pracy, zakładami opieki zdrowotnej, placówkami oświatowymi, organizacjami pozarządowymi, policją, sądami, kuratorami, asystentami rodziny oraz różnorodnymi specjalistami w zakresie działania na rzecz osób i rodzin w trudnej sytuacji życiowej oraz ograniczania negatywnych zjawisk społecznych;
7. inicjowanie nowych form pomocy osobom i rodzinom mającym trudną sytuację życiową oraz inspirowanie powołania instytucji świadczących usługi służące poprawie sytuacji takich osób i rodzin;
8. współuczestniczenie w inspirowaniu, opracowaniu, wdrożeniu lokalnych programów pomocy społecznej ukierunkowanych na podniesienie jakości życia;
9. przyjmowanie wszelkich interwencji i zgłoszeń dotyczących spraw z obszaru pomocy społecznej,
10. aktywny udział w pracach Gminnego Zespołu Interdyscyplinarnego oraz grup diagnostyczno-pomocowych;
11. obsługa organizacyjno-techniczna Gminnego Zespołu Interdyscyplinarnego;
12. realizacja dodatków mieszkaniowych oraz zryczałtowanego dodatku energetycznego;
13. obsługa rządowego Programu Karta Dużej Rodziny, w tym:
    1. przyjmowanie kompletnych wniosków o przyznanie Karty Dużej Rodziny,
    2. rejestrowanie wniosków w systemie informatycznym, wydawanie kart dla wnioskodawców.
14. realizację dodatkowych zadań:

1. sporządzanie oceny zasobów pomocy społecznej oraz innych sprawozdań i informacji w tym zakresie,
2. wydawanie opinii o sytuacji bytowej osób i rodzin na wniosek uprawnionych organów,
3. wydawanie zaświadczeń w zakresie świadczeń pomocy społecznej,
4. koordynowanie realizacji programów żywnościowych (rządowych; współfinansowanych ze środków europejskich) oraz programów osłonowych,
5. prowadzenie postępowań w zakresie weryfikacji przesłanek do wydania decyzji przez Wójta, potwierdzającej prawo do świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych,
6. obsługa programu „SEPI”;
7. obsługa programu „Płatnik”, sporządzanie deklaracji i rozliczeń do ZUS;
8. obsługa innych zadań zleconych przez kierownika w ramach udzielonych upoważnień.

2. Przy wykonywaniu zadań pracownicy socjalni zatrudnieni w sekcji są zobowiązani:

1) kierować się zasadami etyki zawodowej;

2) kierować się zasadą dobra osób i rodzin, poszanowania ich godności oraz prawa do samostanowienia;

3) przeciwdziałać praktykom niehumanitarnym i dyskryminującym osobę, rodzinę lub grupę;

4) udzielać osobom zgłaszającym się pełnej informacji o przysługujących im świadczeniach i dostępnych formach pomocy;

5) zachować w tajemnicy informacje uzyskane w toku czynności zawodowych, także po ustaniu zatrudnienia, chyba że działa to przeciwko dobru osoby lub rodziny;

§18

W zakresie Wspierania Rodzin pracę z rodziną w kryzysie oraz w pieczy zastępczej prowadzi asystent rodziny poprzez wzmacnianie jej zasobów i potencjału, udzielanie wsparcia, uczenie rozwiązywania problemów. Do zadań asystenta rodziny należy, w szczególności:

1. opracowanie i realizacja planu pracy z rodziną we współpracy z członkami rodziny i w konsultacji z pracownikiem socjalnym;
2. opracowanie, we współpracy z członkami rodziny i koordynatorem rodzinnej pieczy zastępczej, planu pracy z rodziną, który jest skoordynowany z planem pomocy dziecku umieszczonemu w pieczy zastępczej;
3. udzielanie pomocy rodzinom w poprawie ich sytuacji życiowej, w tym w zdobywaniu umiejętności prawidłowego prowadzenia gospodarstwa domowego;
4. udzielanie pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów socjalnych, problemów psychologicznych oraz problemów wychowawczych z dziećmi;
5. wspieranie aktywności społecznej rodzin;
6. motywowanie członków rodzin do podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
7. udzielanie pomocy w poszukiwaniu, podejmowaniu i utrzymywaniu pracy zarobkowej;
8. motywowanie do udziału w zajęciach grupowych dla rodziców, mających na celu kształtowanie prawidłowych wzorców rodzicielskich i umiejętności psychospołecznych;
9. udzielanie wsparcia dzieciom, w szczególności poprzez udział w zajęciach psychoedukacyjnych;
10. podejmowanie działań interwencyjnych i zaradczych w sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa dzieci  i rodzin;
11. prowadzenie indywidualnych konsultacji wychowawczych dla rodziców i dzieci;
12. realizacja zadań określonych w ustawie o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”;
13. prowadzenie dokumentacji dotyczącej pracy z rodziną;
14. dokonywanie okresowej oceny sytuacji rodziny, nie rzadziej niż co pół roku, i przekazywanie tej oceny kierownikowi Ośrodka;
15. monitorowanie funkcjonowania rodziny po zakończeniu pracy z rodziną;
16. sporządzanie na wniosek sadu opinii o rodzinie i jej członkach;
17. współpraca z jednostkami administracji rządowej i samorządowej, właściwymi organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami i osobami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dzieci i rodzin;
18. współpraca z Gminnym Zespołem Interdyscyplinarnym , organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działania na rzecz dziecka i rodziny,
19. obsługa innych zadań zleconych przez kierownika w ramach udzielonych upoważnień.

§19

DZIAŁ OBSŁUGI ŚWIADCZEŃ

Na dział obsługi świadczeń składają się samodzielne stanowiska realizujące zadania związane z obsługą świadczeń rodzinnych, alimentacyjnych i pozostałych oraz obsługa kadrowo-płacowa.

§ 20

Stanowiska ds. świadczeń rodzinnych, alimentacyjnych i pozostałych

Do zadań pracowników zatrudnionych na tym stanowisku należy:

1. realizacja ustawy o świadczeniach rodzinnych;
2. realizacja ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów;
3. prowadzenie postępowania wobec dłużników alimentacyjnych;
4. realizacja ustawy o wspieraniu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” w zakresie dotyczącym jednorazowych świadczeń z tytułu urodzenia dziecka, u którego zdiagnozowano ciężkie      i nieodwracalne upośledzenie lub nieuleczalną chorobę zagrażającą jego życiu, które powstały  w prenatalnym okresie  rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
5. realizacja ustawy o pomocy państwa w wychowaniu dzieci w zakresie koordynacji świadczeń;
6. realizacja pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym tj. stypendiów i zasiłków szkolnych;
7. realizacja ustawy o dodatku osłonowym;
8. zadania, o których mowa w pkt 1 – 10 dotyczą w szczególności:
   1. prowadzenia postępowań w sprawach o przyznanie świadczeń, w tym postępowań odwoławczych,
   2. przyjmowania i rejestrowania wniosków o przyznanie świadczeń;
   3. rozpatrywania wniosków zgodnie z obowiązującym stanem prawnym;
   4. przygotowywania decyzji administracyjnych;
   5. obsługi programów informatycznych;
   6. udzielaniu informacji o uprawnieniach;
   7. sporządzaniu list wypłat,
   8. prowadzeniu dokumentacji realizowanych zadań;
   9. planowaniu potrzeb w zakresie realizowanych świadczeń;
9. prowadzenia postępowań w sprawach wydawania zaświadczeń o wysokości przeciętnego miesięcznego dochodu przypadającego na jednego członka gospodarstwa domowego dla potrzeb programu „Czyste powietrze”;
10. ustalenie zapotrzebowania na środki finansowe na realizację świadczeń;
11. wydawanie zaświadczeń w zakresie realizowanych świadczeń;
12. współpraca z innymi działami i instytucjami;
13. obsługa programu „SEPI”;
14. w zakresie spraw kadrowo-płacowych:
    1. prowadzenie spraw kadrowych osób zatrudnionych przez Ośrodek,
    2. prowadzenie spraw płacowych,
    3. rozliczanie umów cywilno-prawnych;
15. zaopatrywanie Ośrodka w niezbędne do jego funkcjonowania materiały biurowe, środki i urządzenia.
16. wykowywane obowiązków koordynatora czynności kancelaryjnych w Ośrodku i prowadzenie składnicy akt.
17. prowadzenie i redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bobrowie.
18. obsługa innych zadań zleconych przez kierownika w ramach udzielonych upoważnień.

§ 21

DZIAŁ POMOCNICZY

W ramach działu pomocniczego działa punkt kancelaryjny oraz zatrudnione są opiekunki i sprzątaczka.

§ 22

Punkt kancelaryjny wykonuje czynności związane z przejęciem i zaewidencjonowaniem przesyłek w dzienniku korespondencji, segreguje wpływającą korespondencję według jej treści oraz przedkłada do dekretacji kierownika lub osoby przez niego upoważnionej.

§ 23

1. Do zadań opiekunek należy świadczenie usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania osób wymagających opieki, polegających na zaspakajaniu codziennych potrzeb życiowych oraz umożliwianiu kontaktów z otoczeniem.
2.  Szczegółowy zakres świadczonych usług dostosowany jest do indywidualnych potrzeb osób korzystających z pomocy opiekunki i obejmować może czynności gospodarcze związane  z prowadzeniem gospodarstwa domowego oraz czynności pielęgnacyjne w podstawowym zakresie związanym z utrzymaniem higieny osobistej.

§ 24

Do zadań sprzątaczki należy utrzymanie porządku w pomieszczeniach Ośrodka.

Rozdział VI

Pracownicy

§ 25

1. Ośrodek jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.
2. Warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą określa Regulamin Wynagradzania Pracowników Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bobrowie.
3. Ośrodek na podstawie umowy z Urzędem Gminy Bobrowo oraz Gminną Biblioteką Publiczną prowadzi wspólną działalność socjalną. Świadczenia realizowane są w ramach Międzyzakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Rozdział VII

Zasady załatwiania spraw, podpisywania pism, decyzji i innych dokumentów

§ 26

1. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Bobrowie przyjmuje interesantów w dni robocze w godzinach:

- poniedziałek: 7¹⁵-16⁰⁰,   - od wtorku do czwartku: 7¹⁵-15¹⁵,     - piątki 7¹⁵-14³⁰

2. Asystent rodziny i opiekunki wykonujące obowiązki w miejscu zamieszkania osoby lub rodziny objętej wsparciem pracują w systemie zadaniowego czasu pracy.

§ 27

1. Wszelka korespondencja wpływająca do Ośrodka jest ewidencjonowana w rejes korespondencji Ośrodka, dekretowana przez Kierownika i przekazywana pracownikom merytorycznym.

2. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez interesantów określa kodeks postępowania administracyjnego, Instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczegółowe dotyczące poszczególnych kategorii spraw.

§ 28

1. Pracownicy według zakresów czynności są odpowiedzialni za merytoryczne, sprawne i rzetelne załatwianie spraw w oparciu o obowiązujące przepisy prawa oraz zasady współżycia społecznego.

2. Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu z uwzględnieniem stopnia ich pilności.

3. Przy załatwianiu indywidualnych spraw klientów Ośrodka pracownicy zobowiązani są do:

1. udzielenia informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,
2. niezwłocznego załatwiania spraw, a jeśli to niemożliwe do określenia terminu załatwienia,
3. informowania zainteresowanych o stanie załatwienia sprawy,
4. informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia.

4. Interesanci mają prawo uzyskać informację w formie pisemnej lub/i ustnej.

§ 29

1. W sprawach skarg i wniosków kierownik Ośrodka przyjmuje interesantów w każdy wtorek  w godzinach od 9⁰⁰ do 14⁰⁰.  
2. Ośrodek prowadzi rejestr skarg i wniosków.
3. Rozpatrywanie skarg i wniosków odbywa się na zasadach określonych w § 27 regulaminu.

§ 30

1. Do podpisu wyłącznie przez kierownika Ośrodka zastrzeżone są następujące dokumenty:

1) zarządzenia,

2) decyzje i postanowienia w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego w ramach posiadanych upoważnień,

3) korespondencja wychodząca, za wyjątkiem korespondencji, do podpisywania której upoważniony został pracownik,

           4) decyzje w sprawach osobowych pracowników Ośrodka,

           5) sprawozdania, na których wymagany jest podpis kierownika,

           6) inne dokumenty zastrzeżone przepisami prawa.

2. Pisma, o których mowa w ust. 1 przygotowują pracownicy merytoryczni Ośrodka, a następnie przedkładają do akceptacji i podpisu kierownika, z adnotacją, który pracownik sporządził dokument.

3. W czasie nieobecności kierownika lub w innych uzasadnionych przypadkach dokumenty wymienione  w ust. 1 pkt 2), 3) 5) 6) podpisuje Wójt  lub osoba upoważniona przez Wójta na wniosek kierownika Ośrodka. Dokumenty dotyczące spraw wymienionych w ust.1 pkt 4), w przypadku długotrwałej nieobecności kierownika, podpisuje pracownik wyznaczony przez kierownika, w ramach udzielonego upoważnienia.

§ 31

Zasady podpisywania dokumentów księgowych określa Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych.

Rozdział VIII

Kontrola w Ośrodku

§ 32

1. System kontroli w Ośrodku obejmuje kontrolę zewnętrzną i wewnętrzną:

1. Kontrolę wewnętrzną na bieżąco sprawuje kierownik Ośrodka i główny księgowy odpowiedzailny za obsługe wspólna jednostek organizacyjnych Gminy.
2. Kontrolę zewnętrzną wykonują:
   1. Wójt
   2. Skarbnik Gminy
   3. Sekretarz Gminy
   4. inne instytucje do tego powołane na podstawie przepisów szczególnych.

2. Kontrola ma na celu:

1. zapewnienie bieżącej i pełnej informacji służącej kierownikowi do doskonalenia działania Ośrodka,
2. badania zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa,
3. ocenę efektywności i sprawności działania Ośrodka,
4. badanie prawidłowości obsługi interesantów,
5. zapewnienie przestrzegania dyscypliny pracy,
6. ustalenie przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości,
7. sprawdzenie wykonywania zaleceń pokontrolnych.

3. Kontrole zewnętrzna odnotowuje się w rejestrze kontroli określając:

1. datę kontroli,
2. zakres i przedmiot kontroli,
3. wyniki kontroli,
4. termin usunięcia nieprawidłowości w przypadku ich stwierdzenia,
5. potwierdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych.

Rozdział IX

Postanowienia końcowe

§ 33

Sprawy nieuregulowane w niniejszym Regulaminie a dotyczące funkcjonowania Ośrodka ustala kierownik w formie zarządzeń.

§ 34

Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu mogą być dokonywane w trybie przewidzianym dla jego wprowadzenia.